Vedtægt for Foreningen lex.dk

1. Navn

1.1 Foreningens navn er lex.dk (herefter benævnt “Foreningen”). I forbindelse med Foreningens kommunikation kan Foreningen anvende et af bestyrelsen vedtaget binavn eller ”brandname”.

2. Juridisk personlighed og status

2.1 Foreningen har status som juridisk person.

2.2 Foreningen er af ideel og alment velgørende karakter.

3. Hjemsted og adresse

3.1 Foreningens hjemsted er Københavns Kommune.

4. Formål og overordnede bestemmelser

4.1 Formål

Foreningens formål er at etablere og drive en frit tilgængelig dansksproget digital platform for autoritativ viden til brug for folkeoplysning overfor det danske samfund, herunder folkeskoler, gymnasier, universiteter, læreanstalter m.m. og bibliotekerne.

4.2 Økonomisk drift

Foreningen har ikke til formål at skabe økonomisk overskud til udlodning blandt sine medlemmer, og medlemmerne har intet krav herpå.

Foreningens midler skal administreres med henblik på iværksættelse af aktiviteter til fremme af Foreningens formål på et økonomisk forsvarligt grundlag med principper om omkostningsbevidsthed og en effektiv udnyttelse af midler for øje. Foreningen hæfter efter de regler, der fremgår af punkt 12.

4.3 Aktiviteter

Til fremme af formålet skal Foreningen:

  • Etablere og opretholde en digital platform, som er egnet til Foreningens opfyldelse af Foreningens formål.
  • Etablere og opretholde en administration og en redaktion, som er egnet til Foreningens opfyldelse af Foreningens formål.
  • Indgå aftaler med de Stiftende Forlag om ret til udnyttelse af Værker tilhørende de Stiftende Forlag med henblik på opfyldelse af Foreningens formål.
  • Efter indstilling fra det Videnskabelige Råd, optage andre forlag og rettighedsindehavere (”Øvrige Forlag”) som medlemmer af Foreningen (indenfor medlemskategori B), og indgå aftale med disse om Foreningens ret til udnyttelse af Værker tilhørende disse med henblik på opfyldelse af Foreningens formål.
  • Optage universiteter, gymnasier, folkeskoler, biblioteker m.v. som medlemmer af Foreningen (indenfor medlemskategori C).
  • Optage andre danske og udenlandske personer, virksomheder og institutioner som medlemmer af Foreningen (indenfor medlemskategori C).
  • Indgå aftaler med Danske Universiteter og andre forskningsinstitutioner om medvirken til vedligeholdelse og opdatering af de af Foreningens vidensplatform omfattede Værker; alt under ledelse af Foreningens redaktion.

Som ”Værker” omfattet af Foreningens digitale platform anses alene leksikalske, alfabetiserede eller andre opslagsværker værker af national betydning, der ikke længere kan udgives i åben handel på almindelige kommercielle vilkår. Betegnelsen ”Værker” omfatter ikke undervisningsmidler eller andre almene udgivelser.

De aktiviteter, der finansieres – helt eller delvis – via offentlige midler, må ikke udgøre ydelse af ulovlig statsstøtte.

4.4 Forholdet til andre sammenslutninger

Foreningen kan inden for sit formål og lovgivningen i øvrigt oprette, være ejer i, være medlem af eller observatør i andre sammenslutninger og/eller selskaber.

5. Medlemsforhold

Bestyrelsen træffer beslutning om optagelse af Foreningens medlemmer.

5.1 Stiftende medlemmer (Medlemskategori A)

Som stiftende A-medlemmer (”Stifterne”) af Foreningen regnes følgende:

  • Gyldendal A/S, CVR-nr. 58200115 (”Gyldendal”)
  • G.E.C. Gads Fond, CVR-nr. 53477615 (”Gads Fond”)
  • Danske Universiteter, P-nr. 1021905131 (”Danske Universiteter”)
  • Det Danske Sprog- og Litteraturselskab, CVR-nr. 59188917 (”DSL”)

Gyldendal og Gads Fond benævnes samlet som de ”Stiftende Forlag”.

5.2 Optagelse

5.2.1 Øvrige Forlag (Medlemskategori B)

Som medlemmer af Foreningen indenfor Medlemskategori B (”B-medlemmer”) kan bestyrelsen efter indstilling fra det Videnskabelige Råd optage øvrige forlag og andre rettighedshavere (”Øvrige Forlag”) med hvem Foreningen indgår aftaler om udnyttelse af Værker tilhørende de Øvrige Forlag med henblik på opfyldelse af Foreningens formål.

5.2.2 Brugermedlemmer (Medlemskategori C)

Som medlemmer af Foreningen indenfor Medlemskategori C (”C-medlemmer”) kan bestyrelsen optage institutioner, virksomheder og privatpersoner.

5.3 Medlemskontingent

Medlemmer af Foreningen betaler et medlemskontingent til Foreningen.

Medlemskontingentet betales forud og forfalder helårligt efter bestyrelsens nærmere bestemmelse. Betalingsforpligtelsen for det pågældende år består uanset udmeldelse eller eksklusion i løbet af året i medfør af vedtægternes punkt 15.

Medlemskontingentets størrelse (og kriterierne for fastsættelse og fordeling deraf blandt medlemmerne/medlemskategorierne) besluttes af Foreningens bestyrelse i enstemmighed. Medlemskontingenternes størrelse vil fremgå af en til vedtægterne hørende protokol.

5.4 Medlemsrettigheder og pligter

Medlemmer udøver deres rettigheder gennem Foreningens generalforsamling og bestyrelse.

Foreningens medlemmer hæfter ikke for Foreningens drift og projekter og får ved Foreningens ophør ikke del i et resterende aktiver og/eller overskud og hæfter ikke for en resterende gæld.

Medlemmerne skal til enhver tid handle loyalt over for Foreningen samt dennes formål. Medlemmerne afstår fra på enhver måde at skade Foreningen eller dennes omdømme.

Bestyrelsen kan, hvis den finder det formålstjenligt, med simpelt flertal beslutte at tildele et medlem af Foreningen en advarsel, såfremt den skønner, at medlemmet handler til skade for Foreningen eller i strid med dens formål eller lovgivningen i øvrigt, eller på anden måde undlader at efterleve de af medlemskabet følgende forpligtelser. Eksklusion, jf. punkt 15, er dog ikke betinget af tildeling af advarsel.

6. Bestyrelsen

6.1 Sammensætning

Hvert A-medlem har ret til at udpege ét medlem af bestyrelsen og én suppleant for det pågældende bestyrelsesmedlem. Medmindre der i henhold til disse vedtægter bestemmes anderledes, sidder bestyrelsesmedlemmer udpeget af A-medlemmer af Foreningen som udgangspunkt i hele Foreningens levetid.

B-medlemmerne vælger på Foreningens ordinære generalforsamling ét medlem af bestyrelsen og én suppleant for det pågældende bestyrelsesmedlem. Det af B-medlemmerne valgte bestyrelsesmedlem og suppleanten for dette vælges for ét år ad gangen og afgår hvert år på Foreningens ordinære generalforsamling.

Uanset det anførte kan Foreningens sekretariatschef dog ikke vælges som bestyrelsesmedlem.

Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes og udskiftes af den, der har udpeget/valgt den pågældende. Udtræder et af et A-medlem af Foreningen udpeget medlem af bestyrelsen, er det pågældende A-medlem af Foreningen, der udpegede det udtrådte bestyrelsesmedlem, berettiget til at udpege et nyt medlem til bestyrelsen. Udtræder et af generalforsamlingen valgt bestyrelsesmedlem, indtræder det pågældende bestyrelsesmedlems suppleant i bestyrelsen indtil Foreningens næste ordinære generalforsamling.

Bestyrelsesmedlemmer kan genvælges/genudpeges til hvervet som bestyrelsesmedlem. I tilfælde af et bestyrelsesmedlems varige forfald, indtræder det pågældende bestyrelsesmedlems suppleant i dettes sted.

Ethvert bestyrelsesmedlem har taleret under bestyrelsens møder samt ret til at fremkomme med forslag til afgørelse, der fremmer Foreningens formål.

Hvert bestyrelsesmedlem har én stemme i bestyrelsen. Dette omfatter også formanden.

Bestyrelsen vælger af sin midte en formand. Posten som formand turnerer blandt de af A-medlemmerne udpegede bestyrelsesmedlemmer med 2-årige intervaller, således at bestyrelsens formand vælges blandt et bestemt A-medlems bestyrelsesmedlemmer med 8-års intervaller.

Bestyrelsen ledes af bestyrelsens formand. Formandens opgave er at lede bestyrelsens møder samt påse, at bestyrelsen træffer afgørelse på et informeret grundlag. Formanden indkalder til bestyrelsesmøde, når der er behov herfor.

Formanden bør have forretningsmæssig og ledelsesmæssig ekspertise samt indsigt i samfunds og erhvervsforhold.

Formanden for bestyrelsen kan afsættes, såfremt bestyrelsen træffer beslutning herom med tilslutning fra alle bestyrelsesmedlemmer udpeget af A-medlemmerne (bortset fra det A-medlem, som har udpeget formanden). Formanden kan vælge at nedlægge sit hverv ved skriftlig meddelelse herom til bestyrelsen.

Afsættes formanden, eller meddeler formanden sin afgang, skal bestyrelsen – med respekt af den ovenfor anførte turnusordning – vælge ny formand senest 14 dage herefter.

Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden for bestyrelsen, herunder nærmere regler for møder i bestyrelsen. Forretningsordenen må ikke stride mod denne vedtægt. Tiltrædende bestyrelsesmedlemmer skal på førstkommende bestyrelsesmøde underskrive forretningsordenen.

6.2 Opgaver

Bestyrelsen har til opgave at varetage de overordnede retningslinjer for Foreningens virke med henblik på virkeliggørelse af Foreningens formål. Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Foreningen samt tager stilling til dispositioner af usædvanlig karakter eller omfang. Bestyrelsen godkender desuden optagelse af nye medlemmer indenfor Medlemskategorierne B og C. Bestyrelsen kan delegere godkendelse af nye medlemmer indenfor Medlemskategori C til Foreningens sekretariatschef.

Bestyrelsen er beføjet til at træffe beslutning om ethvert forhold vedrørende Foreningen som ikke er tillagt Foreningens generalforsamling i henhold til denne vedtægt.

Bestyrelsen skal tage stilling til, om Foreningens økonomiske stilling til enhver tid er forsvarlig i forhold til Foreningens drift. Bestyrelsen skal endvidere påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en efter Foreningens forhold tilfredsstillende måde.

Bestyrelsen skal udarbejde og løbende ajourføre en strategi til fremme af Foreningens formål.

Bestyrelsen skal ansætte og afskedige Foreningens sekretariatschef, herunder fastsætte sekretariatschefens ansættelsesvilkår. I den forbindelse skal bestyrelsen udarbejde en instruks for sekretariatschefen, der bl.a. fastlægger sekretariatschefens opgaver og indbyrdes opgavefordeling samt retningslinjer for rapportering og forelæggelse af beslutninger for bestyrelsen.

Bestyrelsen kan alene delegere opgaver til sekretariatet og redaktionen i det omfang, det særligt vedtages eller er beskrevet i nærværende vedtægt.

Ethvert bestyrelsesmedlem, som er udpeget af et A-medlem af Foreningen (og dettes suppleant), er ansvarlig for og har ret til at rapportere om bestyrelsens arbejde til det A-medlem af Foreningen, der har udpeget denne.

Bestyrelsesmedlemmer modtager ikke honorar fra Foreningen.

6.3 Bestyrelsesmøder og beslutninger

6.3.1 Bestyrelsesmøder generelt

Bestyrelsen holder møde mindst én gang i kvartalet på Foreningens hjemsted.

Herudover indkalder formanden bestyrelsen så ofte, formanden finder det fornødent. Indkaldelse sker med mindst 7 dages og højst 21 dages varsel, medmindre alle bestyrelsesmedlemmer giver samtykke til forkortet eller forlænget varsel. Ethvert medlem af bestyrelsen eller Foreningens sekretariatschef eller revisor kan forlange, at formanden indkalder til møde, senest 14 dage efter anmodning herom er fremsat overfor sekretariatschefen eller bestyrelsesformanden.

Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for bestyrelsesmødet med samtlige de forslag, der skal behandles på bestyrelsesmødet. Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan kun afgøres på et bestyrelsesmøde, såfremt alle bestyrelsesmedlemmer samtykker deri. Forslag, der ønskes behandlet på et bestyrelsesmøde, skal være bestyrelsesformanden og de øvrige medlemmer af bestyrelsen i hænde med mindst 7 dages varsel.

Sekretariatschefen er berettiget til at deltage i bestyrelsesmøder og skal deltage, såfremt bestyrelsen beslutter det, eller årsrapporten skal behandles på bestyrelsesmødet. Sekretariatschefen har taleret under bestyrelsesmøderne. Sekretariatschefen kan dog ikke selvstændigt stille forslag til vedtagelse af bestyrelsen, og sekretariatschefen har ikke stemmeret.

Revisor er berettiget til at deltage i bestyrelsesmøder og skal deltage, såfremt bestyrelsen beslutter det, eller årsrapporten skal behandles på bestyrelsesmødet, eller der er tale om bestyrelsesmøder, hvorunder tilførsler til revisionsprotokollen eller andre erklæringer eller rapporter mv., der indeholder påtegning af revisor, behandles. Revisor har taleret under bestyrelsesmøderne. Revisor kan dog ikke selvstændigt stille forslag til vedtagelse af bestyrelsen, og revisor har ikke stemmeret.

Bestyrelsen beslutter, i hvilket omfang andre personer deltager i bestyrelsesmøder. Disse personer deltager i bestyrelsesmøderne med ret til at udtale sig, men uden stemmeret eller ret til at stille forslag.

Foreningen fører en revisionsprotokol. Tilførsler til revisionsprotokollen fremsendes af Foreningens revisor direkte til bestyrelsesmedlemmerne. På hvert bestyrelsesmøde forelægges revisionsprotokollen. En protokoltilførsel skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Er et bestyrelsesmedlem fraværende ved et bestyrelsesmøde, hvori revisionsprotokollen er fremlagt med en ny protokoltilførsel, skal det sikres, at vedkommende gøres bekendt med revisionsprotokollatet. Ikke-tilstedeværende medlemmer har pligt til at underskrive revisionsprotokollatet umiddelbart efter det bestyrelsesmøde, hvor protokollatet underskrives af de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Over forhandlingerne i bestyrelsen skal der føres referat efter bestyrelsens nærmere bestemmelser. Kopi af referat fremsendes til bestyrelsens medlemmer med anmodning om, at der meddeles eventuelle bemærkninger inden for en fastsat frist. Referatet underskrives på førstkommende møde af samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Ikke-tilstedeværende medlemmer har pligt til at underskrive referatet umiddelbart efter det bestyrelsesmøde, hvor referatet underskrives af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Såfremt et bestyrelsesmedlem eller sekretariatschefen eller revisor ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har denne ret til at få sin mening indført i referatet.

Ved forudgående bestyrelsesbeslutning kan visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender behandles skriftligt, i det omfang det er foreneligt med emnernes karakter. Uanset dette kan et medlem af bestyrelsen eller sekretariatschefen med 5 dages forudgående skriftligt varsel forlange, at et bestyrelsesmøde skal afholdes ved fysisk fremmøde.

Bestyrelsesmøder kan afholdes ved et eller flere bestyrelsesmedlemmers deltagelse via anvendelse af elektroniske medier/telefon (elektronisk bestyrelsesmøde), i det omfang dette er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Uanset dette kan et medlem af bestyrelsen eller sekretariatschefen med 5 dages forudgående skriftligt varsel forlange, at bestyrelsesmøde skal afholdes ved fysisk fremmøde.

Bestyrelsen kan træffe beslutning om anvendelse af elektronisk dokumentudveksling samt elektronisk post i kommunikationen til brug for et elektronisk bestyrelsesmøde i stedet for fremsendelse eller fremlæggelse af papirbaserede dokumenter. I så fald er hvert bestyrelsesmedlem forpligtet til at meddele Foreningen den pågældendes elektroniske postadresse og eventuelle ændringer deri.

Bestyrelsesmøderne er ikke åbne for pressen, medmindre bestyrelsen træffer beslutning om andet. Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt og i hvilket omfang pressen har ret til at foretage bånd , film eller fotooptagelser på mødet.

6.3.2 Beslutninger i bestyrelsen

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden og mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutning må dog ikke tages, uden at så vidt muligt samtlige medlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling.

Bestyrelsen træffer afgørelse ved simpelt flertal, medmindre vedtægterne foreskriver andet.

Ved “simpelt flertal” i denne vedtægt forstås et flertal af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer.

I tilfælde af stemmelighed anses forslaget for bortfaldet.

Ved “kvalificeret flertal” i denne vedtægt forstås et flertal på to tredjedele af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer.

7. Generalforsamling

7.1 Foreningens generalforsamling er Foreningens øverste myndighed.

7.2 Foreningen afholder ordinær generalforsamling én gang årligt inden 5 måneder efter udløbet af det foregående regnskabsår.

Foreningen kan afholde ekstraordinær generalforsamling efter bestyrelsens nærmere beslutning. Foreningen skal endvidere indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 3 uger efter bestyrelsens modtagelse af en skriftlig begæring herom fra (i) B-medlemmer, der repræsenterer mindst 10% af samtlige Foreningens B-medlemmer, eller (ii) C-medlemmer, der repræsenterer mindst 10% af samtlige Foreningens C-medlemmer. Begæringen om indkaldelse af ekstraordinær generalforsamling skal være begrundet og skal angive det forslag, som de begærende medlemmer af Foreningen ønsker sat til debat og afstemning på den ekstraordinære generalforsamling.

7.3 Foreningens generalforsamlinger indkaldes skriftligt med mindst 2 ugers og højst 4 ugers varsel til Foreningens medlemmer og/eller ved annoncering på Foreningens hjemmeside.

7.4 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter:

  1. Bestyrelsens beretning om Foreningens virksomhed i det foregående år
  2. Fremlæggelse af Foreningens årsrapport for det forgangne regnskabsår til godkendelse og meddelelse af decharge til Foreningens bestyrelse og direktion.
  3. Valg af B-medlemmernes medlem af Foreningens bestyrelse og en suppleant for dette. Alene Foreningens B-medlemmer er stemmeberettigede under dette punkt.
  4. Eventuelle forslag fra bestyrelsen eller Foreningens medlemmer
  5. Eventuelt.

7.5 Forslag fra Foreningens medlemmer til behandling på den ordinære generalforsamling skal, for at blive optaget på dagsordenen, være bestyrelsen i hænde senest den 1. marts i det pågældende år.

7.6 På Foreningens generalforsamlinger har hvert A-medlem af Foreningen 100 stemmer og hvert B-medlem af Foreningen 10 stemmer. C-medlemmer af Foreningen har ikke stemmeret på Foreningens generalforsamling.

7.7 Beslutninger på Foreningens generalforsamlinger kræver vedtagelse med (i) almindelig stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer og (ii) almindelig stemmeflerhed blandt de af A-medlemmerne afgivne stemmer. Dog kræver beslutninger om ændring af Foreningens vedtægter og om Foreningens opløsning vedtagelse med mindst ¾-dele af de af A-medlemmerne afgivne stemmer.

7.8 Foreningen kan anvende elektronisk dokumentudveksling samt elektronisk post i kommunikationen med Foreningens medlemmer i stedet for fremsendelse eller fremlæggelse af papirbaserede dokumenter. Hvert medlem af Foreningen er forpligtet til at påse, at Foreningen til enhver tid er i besiddelse af opdaterede oplysninger om det pågældende medlems elektroniske postadresse og eventuelle ændringer deri.

8. Det Videnskabelige Råd

8.1 Bestyrelsen sammensætter – efter indstilling fra Danske Universiteter – et Videnskabeligt Råd bestående af 8 – 12 medlemmer.

8.2 Det Videnskabelige Råd skal vurdere indstillinger fra Foreningen om optagelse af Øvrige Forlag som B-medlemmer af Foreningen og indgåelse af aftaler mellem Foreningen og sådanne Øvrige Forlag om udnyttelse af Værker tilhørende sådanne Øvrige Forlag med henblik på opfyldelse af Foreningens formål. Det Videnskabelige Råd er berettiget til at foretage sådanne undersøgelser, som det Videnskabelige Råd finder fornødent eller hensigtsmæssigt. Det Videnskabelige Råds beslutninger træffes udelukkende ud fra faglige vurderinger og skal begrundes.

8.3 En positiv indstilling fra det Videnskabelige Råd til Foreningens bestyrelse kræver godkendelse i det Videnskabelige Råd med mindst 2/3 af alle medlemmer af det Videnskabelige Råd.

8.4 Medlemmer af Det Videnskabelige Råd modtager ikke vederlag fra Foreningen for dette hverv.

9. Foreningens administration

9.1 Sekretariatschef

Bestyrelsen udpeger og ansætter en sekretariatschef for Foreningen.

Sekretariatschefen varetager den daglige ledelse af Foreningen og skal derved følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen har givet. Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter Foreningens forhold er af usædvanlig art eller af stor betydning.

Dispositioner af usædvanlig art eller af stor betydning kan sekretariatschefen kun foretage efter bemyndigelse fra bestyrelsen, medmindre bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for Foreningens virksomhed og/eller risiko for væsentligt tab. Bestyrelsen skal i så fald snarest muligt underrettes om den trufne disposition.

Sekretariatschefen bør have forretningsmæssig og ledelsesmæssig ekspertise samt indsigt i samfunds- og erhvervsforhold.

Sekretariatschefen har ansvaret for:

  • at implementere bestyrelsens beslutninger efter dennes nærmere anvisning.
  • at lede Foreningens sekretariat, jf., punkt 9.3.
  • at Foreningens bogføring sker under iagttagelse af gældende regler herom, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde.
  • at påse, at Foreningens aktiviteter udføres i overensstemmelse med relevante sikkerhedsmæssige forskrifter herom. I sammenhæng hermed skal sekretariatschefen sikre, at der tegnes behørig ansvarsforsikring for det ansvar, som Foreningen påtager sig, herunder særligt i forhold til Foreningens aktiviteter, som måtte være risikable.

Under udførelsen af sit hverv skal sekretariatschefen i øvrigt iagttage den direktionsinstruks, som bestyrelsen har vedtaget, jf. punkt 6.2.

Bestyrelsen træffer på Foreningens vegne beslutning om indgåelse af ansættelsesaftale med sekretariatschefen ved simpelt flertal. Sekretariatschefens ansættelsesmæssige forhold, herunder løn, fastlægges nærmere ved aftalen.

9.2 Sekretariatschefens orientering og pligtmæssige indkaldelse af bestyrelsen

9.2.1 Sekretariatschefens orientering af bestyrelsen

Sekretariatschefen skal holde bestyrelsen orienteret om Foreningens status og udvikling samt øvrige væsentlige forhold på bestyrelsesmøderne. Herudover kan sekretariatschefen orientere bestyrelsesmedlemmerne ved udsendelse af skriftlig orientering, såfremt forholdet ikke kan afvente indkaldelse af bestyrelsesmøde.

Sekretariatschefen skal skriftligt orientere bestyrelsen om:

  • væsentlige forhold, der af sekretariatschefen vurderes at være af særlig interesse for bestyrelsen
  • forhold, der er en følge af og/eller medfører væsentlige ændringer af de forudsætninger, der ligger til grund for de af bestyrelsen trufne beslutninger.

Sekretariatschefen skal endvidere på begæring herom af et bestyrelsesmedlem stille enhver oplysning om Foreningens virksomhed til rådighed for bestyrelsen, medmindre dette er i strid med ufravigelige bestemmelser i lovgivningen.

Sekretariatschefen skal stille de samme oplysninger til rådighed for alle bestyrelsesmedlemmer, således at bestyrelsesmedlemmerne er i besiddelse af de samme informationer om Foreningen.

Sekretariatschefen er forpligtet til at orientere bestyrelsesmedlemmerne om forhold vedrørende Foreningens virksomhed, som er af væsentlig økonomisk, politisk eller strategisk betydning, herunder om hændelser, der medfører større fravigelser i tidligere udmeldte forventede resultater, væsentlige ændringer i Foreningens strategi og beslutninger af stor strategisk rækkevidde.

Orientering kan ske på bestyrelsesmøder eller ved skriftlig orientering af bestyrelsesmedlemmerne.

Orientering skal så vidt muligt ske i så god tid, at bestyrelsesmedlemmerne får den fornødne tid til at forholde sig til den konkrete sag.

9.3 Sekretariat og redaktion

Sekretariatschefen er bemyndiget til at antage fornøden assistance i form af et sekretariat og en redaktion til opfyldelse af Foreningens formål, herunder til at varetage Foreningens bogholderi. Sekretariatschefen har ledelses- og instruktionsbeføjelse over sekretariatet og redaktionen. Sekretariatet og redaktionen varetager alle Foreningens opgaver efter sekretariatschefens og bestyrelsens nærmere bestemmelse.

10. Habilitet

10.1 Forvaltningslovens regler om inhabilitet, jf. § 3 i Lovbekendtgørelse 2014-04-22 nr. 433 med efterfølgende ændringer finder anvendelse på Foreningens bestyrelse, sekretariatschef, sekretariat og redaktion, med de ifølge forholdets natur fornødne tilpasninger.

10.2 Bestyrelsesmedlemmer har pligt til at underrette hinanden om ethvert forhold, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af inhabilitet.

10.3 Sekretariatschefen har pligt til at underrette bestyrelsen om ethvert forhold, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af inhabilitet.

11. Tavshedspligt

11.1 Ved udførelsen af deres hverv er medlemmerne af bestyrelsen, sekretariatschefen, revisorer og andre med indseende i Foreningen underlagt tavshedspligt. Tavshedspligten for bestyrelsesmedlemmerne gælder dog ikke i forhold til de A-medlemmer af Foreningen, som har udpeget de pågældende bestyrelsesmedlemmer. Dog er der tavshedspligt i forhold til medlemmerne af Foreningen angående medkontrahenters, samarbejdspartnere og forhandlingsparters personlige eller rent interne forhold. Hvis A-medlemmer fra Foreningen eller fra A-medlemmets bestyrelsesmedlemmer modtager fortrolige oplysninger, skal de pågældende A-medlemmer iagttage tavshedspligt med hensyn til sådanne fortrolige oplysninger. Ubeføjet brud på tavshedspligten anses som en strafbar handling, jf. straffelovens § 152.

12. Tegningsret og hæftelse

12.1 Foreningen tegnes af sekretariatschefen og formanden for bestyrelsen i forening, eller af den samlede bestyrelse.

12.2 I følgende tilfælde tegnes Foreningen dog alene af den samlede bestyrelse:

  • salg og/eller pantsætning af fast ejendom
  • stiftelse af låne og/eller kreditmuligheder, herunder garantiforpligtelser.

12.3 Foreningen hæfter selv for egen optaget gæld og skal egenhændigt arbejde for at afvikle en eventuel gæld. Der påhviler ikke Foreningens medlemmer nogen hæftelse for de Foreningen påhvilende forpligtelser.

12.4 For Foreningens erstatningsansvar, såvel inden for som uden for kontrakt, hæfter alene Foreningen.

13. Revision og regnskab

13.1 Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Første regnskabsår løber fra stiftelsen til den 31. december 2019.

13.2 På førstkommende bestyrelsesmøde efter regnskabsårets udløb skal Foreningens årsrapport fremlægges og behandles. Til brug herfor skal udkast til årsrapport være bestyrelsesmedlemmerne i hænde senest 14 dage før afholdelsen af det bestyrelsesmøde, hvorunder årsrapporten skal behandles. Ved Foreningens ophør skal der endvidere udarbejdes et ophørsregnskab.

13.3 Foreningens årsregnskab eller ophørsregnskab skal før det bestyrelsesmøde, hvorunder rapporten skal vedtages, være revideret af en revisor valgt af bestyrelsen. På det bestyrelsesmøde, hvorunder rapporten behandles, redegør revisor i en beretning for Foreningens regnskab og øvrige økonomi.

13.4 Revisor skal være statsautoriseret eller registreret, jf. Lovbekendtgørelse 2016-09-09 nr. 1167 om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder med efterfølgende ændringer. Revisor vælges for et regnskabsår ad gangen med mulighed for genvalg. Revision foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i rigsrevisorloven, jf. Lovbekendtgørelse 2012-01-19 nr. 101 om revisionen af statens regnskaber m.m.

13.5 Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med love, Foreningens formål og vedtægt, andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af midlerne og ved Foreningens drift.

13.6 Revisor kan til enhver tid forlange indsyn i Foreningens regnskabsbilag og formuebeholdning og skal gøre bestyrelsen opmærksom på eventuelle uregelmæssigheder i så henseende.

13.7 Revisor skal ved revision af årsregnskabet eller ophørsregnskabet føre en revisionsprotokol. I revisionsprotokollen indføres en beretning om, hvilket revisionsarbejde der er udført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger.

13.8 Fratræder revisor, skal bestyrelsen udpege en ny revisor senest 14 dage efter, at fratrædelse er meddelt Foreningen.

13.9 Sekretariatschefen, eller den, sekretariatschefen måtte antage dertil i sekretariatet, indkasserer Foreningens indtægter og betaler de af bestyrelsen godkendte regninger. Han fører kassebog over samtlige indtægter og udgifter i en sådan form, at Foreningens øjeblikkelige økonomiske stilling altid kan aflæses heri.

13.10 Foreningens regnskaber kan udleveres til gennemgang af Rigsrevisor efter rigsrevisorlovens § 4, stk. 1, nr. 2, jf. § 6.

14. Ændring af vedtægt

14.1 Vedtægten kan kun ændres efter beslutning herom på en generalforsamling med den i pkt. 7.7 anførte majoritet.

15. Udmeldelse og eksklusion

15.1 Udmeldelse af B- og C-medlemmer skal ske skriftligt til sekretariatschefen med et varsel på mindst 3 måneder til udløbet af et regnskabsår. Bestyrelsen kan dog dispensere fra dette varsel. A-medlemmer kan ikke udmelde sig af Foreningen.

15.2 Sekretariatschefen kan indstille til bestyrelsen, at den ekskluderer et medlem, der ikke opfylder de af medlemskabet flydende forpligtelser, eller som handler til skade for Foreningen. A-medlemmer kan dog ikke ekskluderes af Foreningen. Beslutning herom kan indbringes for førstkommende bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen efter høring af medlemmet træffer endelig afgørelse ved enstemmighed.

16. Ophør og opløsning

16.1 Foreningen opløses efter samme fremgangsmåde som ved vedtægtsændring.

16.2 Ved Foreningens ophør skal ethvert resterende overskud og aktiver i Foreningens formue efter fyldestgørelse af Foreningens forpligtelser anvendes til et formål, der efter bestyrelsens nærmere beslutning opfylder Foreningens formål. Aktiver kan realiseres efter bestyrelsens nærmere bestemmelse herom.

17. Tvister

17.1 Nærværende vedtægt er undergivet dansk ret.

17.2 Såfremt der opstår en uoverensstemmelse i forbindelse med nærværende vedtægt, skal de pågældende parter med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt og muligt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer. Såfremt der ej heller herved opnås nogen løsning, skal parterne søge at opnå enighed om i fællesskab at udpege en uafhængig og sagkyndig mægler, der kan mægle og komme med ikke-bindende forslag til tvistens løsning.

17.3 Når det i andet afsnit beskrevne har været forsøgt, skal enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne vedtægt, afgøres endeligt ved voldgift efter “Regler for behandling of voldgiftssager ved Det Danske Voldgiftsinstitut”.

17.4 Voldgiftsretten udpeges af Voldgiftsinstituttet i overensstemmelse med ovennævnte regler. Klageren kan i sit klageskrift komme med forslag til sin voldgiftsdommer, mens indklagede i sit svarskrift kan komme med forslag til sin voldgiftsdommer. Den tredje voldgiftsdommer, der er voldgiftsrettens formand, bringes i forslag af Det Danske Voldgiftsinstitut, medmindre parterne inden udløbet af fristen for indklagedes svar i fællesskab foreslår en formand.

17.5 Stedet for voldgift er aftalt til København.

17.6 Processproget for skrifter såvel som for den mundtlige forhandling er dansk.

18. Underskrifter af bestyrelsesmedlemmer

18.1 Ved denne vedtægts undertegning bekræfter bestyrelsesmedlemmerne bestyrelsens beslutning om, at denne vedtægt skal være gældende for Foreningen.

København, den 25. april 2019

Morten Hesseldahl

Joachim Malling

Jesper Langergaard

Christian Gorm Tortzen